Za nieco ponad miesiąc ruszają targi IFA 2016, więc przypominam tekst, który może przydać się niektórym producentom. Jak robić konferencje prasowe, by i goście i dziennikarze byli zadowoleni?

Od kilkunastu lat jeżdżę na konferencje prasowe. Od kilku o nich piszę. Cały czas jestem zdumiony jak wiele można zrobić źle. A przecież to bardzo proste. By zadowolić odbiorców, wystarczy trzymać się pięciu punktów.

1. Pamiętaj do kogo mówisz

Rzecz niby dziecinnie oczywista, ale jakoś nadal wielokrotnie ignorowana. Podstawą dobrej komunikacji na konferencji prasowej, jest zrozumienie do kogo się mówi. Zasada jest naprawdę banalna.

Jeśli wydarzenie jest typowo prasowe, a na sali są sami dziennikarze, to na Boga nie stosuj cyrkowych sztuczek, próbując mydlić oczy pięknymi paniami i tandetnymi żartami czytanymi z promptera. Czy jak idziesz kupić nowy samochód, to oczekujesz, że sprzedawca wyśpiewa jego możliwości falsetem, a drzwi otworzy ci supermodelka? Nie. No to dlaczego uważasz, że dziennikarz słuchający Cię na konferencji na to właśnie liczy?

Sytuacja ma się inaczej jeśli prezentacja jest otwarta i na sali oraz w sieci śledzi ją również zwykły odbiorca. Wtedy nie bój się takich zagrywek. Nie chodzi o to, że dziennikarze są lepsi od zwykłego odbiorcy. Nie raz widziałem jak ślinili się na hostessy bardziej niż „zwykli” goście. Różnica polega na tym, że dziennikarz na konferencji jest w pracy, a zwykły gość ma czas wolny. Ten pierwszy chce w jak najkrótszym czasie zebrać jak najwięcej informacji, bo za chwilę musi biec dalej i pisać teksty. Ten drugi chce się zabawić. To dla niego zrób show.

2. Mów konkretnie

Wiąże się to po części z poprzednim punktem. Znane gwiazdy, piękne panie, suche dowcipy i ogólny przepych mogą się podobać lub nie, w zależności do kogo mówisz. Zapewniam jednak, że jeśli nie podasz żadnych konkretów na temat swojego sprzętu, to zadowolony nie będzie nikt.

Kiedyś byłem na takiej konferencji w Monako. Rewelacyjny wyjazd! Trzy dni w słońcu, znakomity hotel, świetne jedzenie i rozrywki. Tylko co z tego, skoro, na temat prezentowanego tam sprzętu powiedziano tyle, że starczyło tylko na małego newsa? W życiu szklanka może być w połowie pusta lub w połowie pełna, ale dziennikarz potrzebuje, by się z niej aż przelewało.

Jeśli robisz takie wydarzenie, by podrasować swój wizerunek – to ok. Będą fajne zdjęcia, blogerzy pozachwycają się klimatem. Ale jeśli chcesz pochwalić się sprzętem, to musisz coś o nim powiedzieć. Coś konkretnego, a nie banały o tym, że będzie cudowny.

Dziennikarz, to kucharz, który gotuje z konkretów.
Czytelnik, to jego gość, który te konkrety chce zjeść.

3. Zapewnij rozrywkę

Punkty pierwszy i drugi nie wykluczają zapewnienia gościom rozrywki. Dla odbiorcy masowego musi być jej więcej, dla prasowego mniej. Ale zrób na swojej konferencji coś interesującego, bo inaczej będziesz tak nudny jak James Cameron ględzący 15 minut o Avatarze. Czy ktoś w ogóle obejrzał to wystąpienie w całości?

Aktualizacja: Niestety film nie jest już dostępny w sieci. Komuś się ta nuda wybitnie nie spodobała.

Cameron nie mówił nieciekawie, tylko monotonnie i bez urozmaiceń. To tak jak na wykładzie. Jakkolwiek temat byłby interesujący, jeśli jest nieumiejętnie przedstawiony, to po pięciu minutach tracisz zainteresowanie. A wystarczy dodać nieco interakcji, multimediów lub po prostu wybrać nietypową konwencję przedstawienia.

Tylko nie zapomnij o punkcie pierwszym! Bez cyrkowych sztuczek!

Przeczytajcie też: Cyrkowe sztuczki – seks i tandeta na konferencjach prasowych

4. Zapewnij czas i miejsce do pracy

Jeśli gościsz u siebie dziennikarzy, to pamiętaj, że oni przyjechali do pracy. Możesz zabrać ich do Monako, Las Vegas, Tokio czy na Księżyc, ale koniec końców i tak będą musieli coś napisać lub nagrać. Zaplanuj więc dzień w taki sposób, by zarówno w jego połowie jak i pod wieczór był czas na odświeżenie się i spokojne posiedzenie w towarzystwie swojego komputera.

Banał? Niby tak, bo producentom powinno zależeć na tym, by dziennikarz czy bloger miał czas na jak najszybsze i konkretne przygotowanie materiału. Mimo to najczęściej plan dnia jest ustawiony w taki sposób, że z jednego miejsca skacze się do drugiego. Ewentualnie jest godzina przerwy przed kolacją, która i tak zawsze topnieje do kilkunastu minut przez opóźnienia.

5. Nakarm i napój nas

Wiem, że to wydaje się głupie, ale wcale takie nie jest. Bez względu na to czy jesteś dziennikarzem biegającym w pośpiechu po halach targowych, czy osobą prywatną zwiedzającą konferencje na spokojnie, prędzej czy później opadasz z sił. Chce ci się pić i jeść, a często nie masz na to albo czasu, albo pieniędzy. Dobry, prosty poczęstunek, to nie forma przekupstwa, tylko zdrowy rozsądek. Widz głodny i spragniony nie będzie miał ochoty słuchać Waszych informacji i oglądać sprzętu. Tak po prostu, po ludzku, będzie myślał tylko o własnym żołądku.

Proste? Jasne, że tak! A mimo to idealnej konferencji jeszcze nie widziałem.

AKTUALIZACJA rok 2016

Powyższy artykuł powstał w maju 2013 roku po jednej z kolejnych konferencji prasowych, na której nie było idealnie. Od tamtej pory trochę się zmieniło.

Z jednej strony producenci nadal stosują cyrkowe sztuczki, czerstwe żarty i „szczucie cycem”. Trochę to rozumiem, trochę nie. Z jednej strony zawsze trafi się jakaś fajna fotka i buzz na Twitterze na widok atrakcyjnej modelki. Z drugiej da się to zrobić lepiej. Ze smakiem.

Jednak z drugiej strony w ostatnich trzech latach miałem okazję bywać na konferencjach i wyjazdach, na których organizacja była bliska perfekcji. Przede wszystkim w kwestii organizacji czasu, z którą wcześniej często był problem. Dziennikarze nadal się spóźniają, a producenci niepotrzebnie na nich czekają (przez co kolejnym razem spóźniają się jeszcze bardziej), ale wszyscy jakby pojęli, że z czasem trzeba się liczyć i nie ma zmiłuj. Nawet jeśli kogoś trzeba zostawić w tyle, bo zaspał lub za długo układał fryzurę.

Nie bez powodu prawie równo rok temu napisałem tekst o najlepszych pracownikach PRu jakich znam. Przeczytajcie.

PR-owiec też człowiek – ludzie z PRu, z którymi lubię współpracować

PS Aha! I wreszcie ktoś ogarnął kwestię Internetu na dużych eventach. Kiedyś, po zapełnieniu sali setkami ludzi z laptopami i komórkami, nie działał on w ogóle. Teraz nawet na największych konferencjach targów IFA czy CES udaje się osiągnąć niezłe szybkości. Nie wiem tylko czy w 2016 zaowocuje to bardziej wydajną pracą dziennikarzy i blogerów czy większą liczbą fotek z łapania Pokemonów na konferencji ;)

Fot. na licencji CC Pascal Flickr